Nutze die Strukturen in deiner Organisation, um deine Themen gezielt voranzutreiben

In vielen Unternehmen gibt es die Vorstellung, dass man seine Themen und Projekte alleine lösen muss. Oft ist es jedoch so, dass diese Denkweise mehr vom einzelnen Mitarbeitenden kommt als von der Organisation selbst. Der Gedanke, dass man alles allein schaffen muss, wird in vielen Fällen durch die Unternehmenskultur verstärkt. Aber gerade in komplexen Arbeitsumfeldern sind Organisationsstrukturen keine Hindernisse, sondern entscheidende Ressourcen. Sie bieten Unterstützung und schaffen die Möglichkeit, Projekte effizient und erfolgreich voranzutreiben. Die Herausforderung besteht darin, diese Strukturen gezielt zu nutzen.

Strukturen sind Entscheidungsträger

Wenn es um die Umsetzung von Projekten geht, sind Strukturen mehr als nur organisatorische Rahmenbedingungen. Sie sind insbesondere auch Entscheidungsstrukturen. Das bedeutet, dass Entscheidungen innerhalb von Unternehmen durch bestimmte Hierarchien, Abteilungen oder auch durch formelle und informelle Kommunikationswege beeinflusst werden. Wer sich die relevanten Strukturen zunutze macht, kann sicherstellen, dass Entscheidungen auf einem fundierten Wissensstand getroffen werden und nicht aufgrund von Missverständnissen oder unzureichender Kommunikation.

Die Systemtheorie nach Niklas Luhmann beschreibt, dass jedes System durch Kommunikation funktioniert. In Unternehmen sind Strukturen ein wichtiger Teil dieses Kommunikationsprozesses. Wenn wir wissen, wie wir die relevanten Strukturen ansprechen, können wir sicherstellen, dass unsere Projekte und Anliegen die notwendige Aufmerksamkeit erhalten. Luhmann betont, dass Kommunikation nicht nur aus dem Austausch von Informationen besteht, sondern auch den sozialen und organisatorischen Kontext berücksichtigt. Wer in diesem Kontext die richtigen Kanäle nutzt, schafft bessere Voraussetzungen für erfolgreiche Entscheidungsprozesse.

Sichtbarkeit in den Strukturen erzeugen

Ein zentraler Aspekt im Projektmanagement und in der Arbeit im Allgemeinen ist die Sichtbarkeit. Wenn du deine Arbeit und deine Themen gezielt sichtbarer machst, erreichst du nicht nur die richtigen Leute, sondern verschaffst dir auch die nötige Resonanz, um dein Projekt voranzutreiben. Dies ist nicht nur eine Frage der Selbstpräsentation, sondern auch ein strategisches Vorgehen, um mit relevanten Entscheidungsträgern und Stakeholdern in Kontakt zu treten.

Hier kommt die Bedeutung der Strukturen ins Spiel: Oft sind es bestimmte Gatekeeper oder Schlüsselpersonen innerhalb der Organisation, wie etwa die Rechtsabteilung oder die Finanzabteilung, die entscheidend dafür sind, ob ein Projekt weiterverfolgt wird. Indem du deine Arbeit in den richtigen Kontext setzt und wichtige Strukturen ansteuerst, kannst du sicherstellen, dass deine Projekte nicht auf unerwartete Blockaden stoßen.

Wie finde ich die relevanten Strukturen?

Es ist wichtig, sich regelmäßig die Frage zu stellen: Welche Strukturen sind für den Erfolg meines Projekts entscheidend? Hier sind einige praktische Fragen, die dir dabei helfen können, die relevanten Strukturen in deinem Unternehmen zu identifizieren:

• Wer sind die Gatekeeper in meinem Projekt? Gibt es bestimmte Abteilungen oder Personen, die über die Entscheidungshoheit verfügen und entscheidend dafür sind, dass mein Projekt voranschreiten kann? (z.B. Rechtsabteilung, Finanzabteilung, HR)

• Welche formalen und informellen Kommunikationskanäle gibt es? Welche Strukturen werden in Meetings, E-Mails oder auf anderen Wegen bevorzugt genutzt, um Informationen weiterzugeben und Entscheidungen zu treffen?

• Wie werden Entscheidungen im Unternehmen getroffen? Welche Prozesse und Entscheidungsträger spielen in den einzelnen Phasen meines Projekts eine Rolle? Welche hierarchischen Strukturen oder Gremien sind maßgeblich?

• Welche Personen oder Teams benötigen frühzeitig Input, um das Projekt nicht zu blockieren? Gibt es Abteilungen oder Kollegen, die durch frühe Einbindung eine Blockade am Ende des Projekts verhindern können?

• Welche Stakeholder und Teams sollte ich regelmäßig über den Stand meines Projekts informieren? Wer muss frühzeitig und kontinuierlich eingebunden werden, um das Projekt aus verschiedenen Perspektiven zu stärken?

Indem du dir diese Fragen regelmäßig stellst und die Strukturen proaktiv ansprichst, kannst du sicherstellen, dass deine Projekte gut vorbereitet sind und Entscheidungen auf einem soliden Informationsniveau getroffen werden.

Fazit

Die Nutzung der vorhandenen Organisationsstrukturen ist eine wichtige Voraussetzung, um Themen und Projekte erfolgreich voranzutreiben. Wer versteht, welche Strukturen entscheidend für den Erfolg sind, und sich diesen gezielt zuwendet, erhöht die Chancen auf eine fundierte Entscheidungsfindung und ein gutes Ergebnis. Gerade durch die bewusste und kommunikative Sichtbarkeit in den relevanten Strukturen kannst du deine Arbeit und deine Projekte im besten Licht präsentieren und Entscheidungen bereits im Vorfeld optimal vorbereiten.

Wenn du das Gefühl hast, vor lauter Bäumen den Wald nicht mehr zu sehen und Schwierigkeiten hast, dienliche Strukturen zu identifizieren oder Sichtbarkeit für dich und dein Projekt zu erzeugen, stehe ich dir als Coach gerne zur Seite. Kontaktiere mich, um gemeinsam Klarheit zu schaffen und deine Ziele gezielt und strategisch zu erreichen.